Legalización de los libros de contabilidad – ACTUALIZACIÓN 2020
jueves, 30 marzo , 2017 - Creado por: GotelGest.Net
Tiempo de lectura: 5 minutosEn el blog de GotelGest.Net queremos dedicar la entrada de esta semana a la legalización de los libros contables, obligación registral de la empresa que no debemos olvidar.
Tras la presentación de las obligaciones fiscales correspondientes al mes de marzo o el primer trimestre del año, las empresas deben hacer frente a la primera de sus obligaciones registrales correspondientes al pasado ejercicio, legalizar los libros de contabilidad, y deberán hacerlo antes del 30 de abril.
La legalización de libros suele quedar eclipsada por la presentación de las cuentas anuales, en el mes de julio por lo que muchas empresas optan por no realizarla pero, recordemos que es una obligación formal de las sociedades por lo que podríamos ser sancionados por ello
Será obligatoria para todas las personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio, incluidas las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase y fundaciones.
A continuación, informamos sobre la documentación que deben incluir, los plazos de presentación y cómo presentar los libros para su legalización.
CONTENIDO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
El artículo 25 del Código de Comercio establece los libros contables que son obligatorios legalizar: libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario.
- Libro de inventario y cuentas anuales: Se abre con el balance-inventario detallado de la empresa a inicio del ejercicio y, al menos con carácter trimestral, se incluirán los balances de sumas y saldos. También han de figurar el balance-inventario de cierre de ejercicio. Además figurarán los documentos que forman parte de las cuentas anuales de la empresa, esto es, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (si la empresa tiene la obligación de formularlo) y la memoria. Estos últimos documentos forman una unidad.
- Libro diario: Registrará cada día las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Se pueden hacer anotaciones conjuntas totales de las operaciones siempre que no superen el plazo de un mes. En este caso se deben llevar otros libros auxiliares con el desglose de las operaciones.
Además de estos libros podrán ser presentados para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, como mayores de las cuentas o el libro auxiliar de las operaciones de diario.
FORMATOS DE PRESENTACIÓN
Los formatos en los que podrán ser presentados son los habituales que podemos encontrar en nuestros equipos por lo que no será necesario adquirir programas específicos para su presentación. (Excel, QuatroPro, Lotus, Word, Rich Text Format, Acrobat Reader, Open Office).
Sólo tendremos que incorporar estos ficheros al programa LEGALIA, si utilizamos el del propio Registro Mercantil, que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación. (Huella digital).
PARTICULARIDADES DE LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Destacaremos algunas particularidades sobre los libros que podemos presentar:
Actas:
Las actas deben ser legalizadas en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio por lo que deberían incluirse también en los documentos a legalizar.
El libro de actas podrá ser único para todos los órganos colegiados de la sociedad (Junta General de Socios o Accionistas, Consejo de Administración…) o llevar un libro distinto para cada uno de los órganos de la sociedad.
Será necesario reflejar la fecha de apertura y cierre del ejercicio presentado.
Libros registros de socios:
Este libro sólo debe legalizarse o bien en el ejercicio en que la sociedad fue inscrita en el Registro Mercantil o cuando se produce cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o cuando se hubiera efectuado pignoración o gravamen sobre las mismas.
Aunque estos libros no hayan sido nunca legalizados, la legalización puede efectuarse en cualquier momento.
RECTIFICACIÓN
Es posible la rectificación de un libro legalizado generando fichero de rectificación que incluya:
– Certificación del órgano de administración indicando el error cometido
– El archivo rectificado en el que se incluyan los datos correctos.
PLAZO DE PRESENTACIÓN
El reglamento que regula el registro de cuentas establece un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio. El plazo es variable atendiendo a aquellas empresas en las que su ejercicio coincide con el año natural o las que su ejercicio contable es distinto por circunstancias propias de su producción.
Podemos concluir que atendiendo a la mayor parte de empresas, en la que su ejercicio contable coincide con el año natural, si la contabilidad se cierra a 31 de diciembre, el plazo de presentación será el 30 de abril del ejercicio siguiente.
Con independencia de los plazos referidos, señalar que en cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se vuelvan a incluir nuevamente y de forma obligatoria estas actas ya presentadas.
CÓMO REALIZAR LA PRESENTACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Desde el día 29 de septiembre de 2013, no es posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo. Hay que presentarlos telemáticamente.
Ahora bien si por problemas técnicos no es posible su presentación vía telemática se permitirá la presentación por otros medios cumpliendo los siguientes requisitos:
– Debe existir imposibilidad manifiesta que impida la presentación telemática
– Debe utilizarse soportes de almacenamiento de datos habituales en el mercado
– Los ficheros incluidos deben cumplir los requisitos técnicos especificados
– La instancia se debe presentar en soporte magnético acompañada de una relación de los libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada.
Requisitos:
- Para poder acceder a la presentación telemática el plazo previo es estar dado de alta en los Servicios Telemáticos de la web del Colegio de Registradores de España registradores.org. Si no está dado de alta diríjase al apartado “como abonarse”, cumplimente la documentación requerida y remítala al email indicado (solicitud.alta@corpme.es, o soporte.lopd@corpme.es, según corresponda).
- Disponer de uno de los siguientes certificados (ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE, otros habilitados), que el portal reconocerá siempre y cuando esté emitido a un NIF.
El propio Colegio de Registradores pone a disposición de los usuarios su programa LEGALIA que dispondrá de un sistema de protección que garantiza la no manipulación de la información.
En el siguiente enlace podrán encontrar un manual para la legalización de libros de contabilidad https://www.registradores.org/estaticasm/manuales/
Pasos a seguir:
- Acceso a la página de presentación registradores.org seleccionando la opción “presentación telemática de documentos”
- Acceder con certificado
- Seguidamente entre las opciones disponibles seleccionar “presentación de libros”
- La aplicación nos mostrará el “Explorador de Windows” donde seleccionaremos la carpeta que contiene el fichero .ZIP generado previamente con el programa LEGALIA u otro equivalente.
Puede obtenerlo en el siguiente enlace: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/estaticas/descargas.jsp?TipoAcceso=0.
- Automáticamente tras pulsar ABRIR, la aplicación procederá a añadir la información contenida en los diferentes ficheros que contiene la carpeta.
- Finalizado el proceso tendremos la posibilidad de añadir documentación adicional a incluir en el proceso de legalización.
- Como último paso, nos queda firmar y enviar la presentación, obteniendo el recibo final de presentación
La factura nos será enviada a la dirección que hayamos indicado y cargado automáticamente en la cuenta indicada en el proceso de alta en servicios telemáticos los honorarios y costes de la legalización.